Onder de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) gelden dezelfde regels voor het bewaren van persoonsgegevens als onder de voormalige Wbp. Het uitgangspunt blijft dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Mogelijke doelen kunnen zijn: personeelsregistratie, personeelsbeoordeling, training en opleiding, management development, management/leidinggeven, interne controle en, bedrijfsbeveiliging.
Je moet de bewaartermijnen van tevoren bepalen en deze vastleggen in een bewaarbeleid en het register van verwerkingen. Ook moeten betrokkenen (de mensen van wie je gegevens verwerkt) worden geïnformeerd over de bewaartermijnen.
In bepaalde gevallen kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard, mits maatregelen worden genomen om de privacy te beschermen. Er zijn geen specifieke bewaartermijnen in de AVG opgenomen, maar eerdere termijnen uit de Wet bescherming Persoonsgegevens (Wbp) kunnen als referentiekader dienen.Deze en een aantal specifieke bewaartermijnen vind je zoveel mogelijk terug in onderstaande overzichten.
Personeelsgegevens en salarisregistratie
De bewaartermijnen gelden zowel voor gegevens in een digitaal als in een fysiek personeelsdossier.
| Gegevens | Bewaartermijn |
| Gegevens van sollicitanten, sollicitatiebrieven, correspondentie | Maximaal 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Wanneer de sollicitant toestemming heeft gegeven om de gegevens langer te bewaren, is de termijn maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure. |
| Arbeidsovereenkomst en wijzigingen | Maximaal 2 jaar na einde dienstverband |
| Verslaglegging in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter |
Maximaal 2 jaar na einde dienstverband |
| Afspraken over werk voor OR | Maximaal 2 jaar na einde lidmaatschap OR |
| Verslagen van functioneringsgesprekken | Maximaal 2 jaar na einde dienstverband |
| Correspondentie over benoemingen, promotie, demotie en ontslag |
Maximaal 2 jaar na einde dienstverband |
| Loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijs |
Minimaal 5 jaar na einde dienstverband (Uitvoeringsregeling LB) |
| Gegevens over etniciteit en herkomst | Minimaal 5 jaar na einde dienstverband (Wet Stimulering Arbeidsdeelname door Minderheden, Wet SAMEN) |
| Identiteitspapieren van derden ingeleende vreemdelingen waarvoor een tewerkstellingsvergunning is verleend |
Minimaal 5 jaar na afloop kalenderjaar waarin de arbeid door de ingeleende vreemdeling is beëindigd (Wet Arbeid Vreemdelingen) |
| Gegevens die fiscaal relevant zijn, zoals gegevens over het salaris, arbeidsvoorwaarden en de burgerlijke staat van de werknemer |
Minimaal 7 jaar na einde dienstverband |
| Loonbeslagen | Tot opheffing |
Medische gegevens / Arbogegevens
Medische gegevens dienen onder beheer te zijn van de Arbodienst. De genoemde bewaartermijnen
gelden dan ook alleen als de gegevens ook daadwerkelijk door de Arbodienst worden bewaard. Medische gegevens die (met uitdrukkelijke toestemming van de werknemer) in het personeelsdossier zijn opgenomen, vallen onder de bewaartermijnen van personeelsgegevens.
| Gegevens | Bewaartermijn |
| Kankerverwekkende stoffen en processen, incl. gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek en lijst van werknemers | Minimaal 40 jaar na blootstelling (Arbeidsomstandighedenbesluit) |
| Asbest, register van blootstelling | Minimaal 40 jaar na blootstelling (Arbeidsomstandighedenbesluit) |
Videobeelden van personeel
Personeel kan gefilmd worden door beveiligingscamera’s, maar ook door camera’s met het oog op de opsporing van fraude, diefstal of andersoortige onrechtmatig gedrag. Let op: cameratoezicht is slechts toegestaan als aan een aantal voorwaarden is voldaan. Deze voorwaarden kun je vinden op onze website in het overzicht met veel gestelde vragen over de AVG.
| Gegevens | Bewaartermijn |
| Beveiligingscamera's | Maximaal 4 weken vanaf start opname |
| Opsporingscamera’s ten behoeve van fraude, diefstal, e.d. | Zo lang als nodig is voor het doel (om het onderzoek en eventuele vervolging of het nemen van sancties af te ronden) |
Logfiles computersystemen / e-mail en internetmonitoring
Gegevens betreffende de handelingen van werknemers op computers, computernetwerken en het
gebruik van computerdiensten (e-mail / internet) zijn ook aan een maximale bewaartermijn gebonden.
| Gegevens | Bewaartermijn |
| Computersystemen | Maximaal 6 maanden |
| E-mail / internetmonitoring | Maximaal 6 maanden |
Klantcontactmanagement
Voor gegevens uit een klantcontactmanagementsysteem gelden geen specifieke minimale of maximale bewaartermijnen. Hiervoor moet u zelf – beargumenteert – een bewaartermijn bepalen, afhankelijk van het doel waarvoor u deze gegevens bewaart.
| Gegevens | Bewaartermijn |
| Klantcontactmanagementsysteem | Nader te bepalen, zolang nodig is voor het doel |
Toegangscontrolesystemen / tijdregistratiesystemen
| Gegevens | Bewaartermijn |
| Gegevens van tijdsregistratie | Minimaal 52 weken vanaf de dag van registratie (Arbeidstijdenbesluit) |
| Gegevens van toegangscontrole | Maximaal 6 maanden nadat het recht op toegang is vervallen |
Algemene bedrijfsmatige documenten
| Gegevens | Bewaartermijn |
| Jaarrekening, accountsverklaring e.d. | Minimaal 7 jaar vanaf datum opstellen (Artikel 2:394 Burgerlijk Wetboek) |
| Winst- en verliesrekening | Minimaal 7 jaar vanaf datum opstellen (Artikel 2:10 en 3:15a Burgerlijk Wetboek) |
| Administratie na ontbinding rechtspersoon | Minimaal 7 jaar na ontbinding (Artikel 2:24 Burgerlijk Wetboek) |
| Dividendnota's | Minimaal 5 jaar na opstellen (Artikel 3 uitvoeringsbeschikking dividendbelasting) |
| Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed | Minimaal 10 jaar volgend op het jaar waarin men het goed is gaan bezigen (Artikel 34a Wet op de omzetbelasting) |
| Subsidie administratie | Minimaal 10 jaar vanaf datum administreren (Artikel 4:69 Algemene wet bestuursrecht) |
Fiscale documenten
| Gegevens | Bewaartermijn |
| Grootboek, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie en loonadministratie | Minimaal 7 jaar vanaf 1 januari na het opstellen (Wet Rijksbelastingen) |
| Facturen in verband met de omzetbelasting | Minimaal 7 jaar na opstellen of ontvangst (Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting) |
