Vervallen, verjaren en verkoop van verlofdagen

Op basis van de cao (artikel 50) heeft een voltijd werknemer recht op 200 vakantie-uren (in de regel 25 dagen) per jaar. Werknemers kunnen deze verlofdagen niet tot het oneindige opsparen. Niet opgenomen verlofdagen vervallen na een bepaalde periode en kunnen daarna van het verloftegoed van de werknemer worden afgeschreven. Voor het vervallen en verjaren van verlofdagen wordt onderscheid gemaakt tussen de wettelijke dagen en de 'extra', dus bovenwettelijke verlofdagen. 

Wettelijke verlofdagen

In de wet staat dat een werknemer tenminste recht heeft op vier keer de wekelijkse arbeidsduur aan verlofdagen. Dit zijn de wettelijke verlofdagen. Dat betekent dat een voltijd werknemer recht heeft op minimaal twintig verlofdagen. Voor een deeltijd werknemer geldt dit naar evenredigheid van het dienstverband. Deze wettelijke dagen vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Als bijvoorbeeld de wettelijke dagen uit 2023 op 1 juli 2024 niet zijn opgenomen, vervallen ze automatisch. Wanneer de werknemer niet in staat is geweest om binnen de vervaltermijn vakantie op te nemen, vervallen deze verlofdagen niet. In geval van langdurige arbeidsongeschiktheid is daarvan bijvoorbeeld sprake. Dit wanneer de bedrijfsarts heeft vastgesteld dat de werknemer in het geheel geen mogelijkheden had tot re-integratie (ook niet op arbeidstherapeutische basis). Als dit het geval is, geldt voor de wettelijke verlofdagen niet de vervaltermijn van zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd, maar de verjaringstermijn zoals die voor de bovenwettelijke verlofdagen geldt.

Bovenwettelijke verlofdagen

Naast de wettelijke verlofdagen heeft de werknemer op basis van de cao ook recht op bovenwettelijke verlofdagen. Dit zijn alle extra verlofdagen bovenop het wettelijke aantal. Voor een voltijd werknemer zijn dat op dit moment in ieder geval vijf dagen. De bovenwettelijke dagen hebben een verjaringstermijn van vijf jaar.

Seniorendagen zijn formeel gesproken ook bovenwettelijke verlofdagen, maar de cao bepaalt dat deze moeten worden opgenomen binnen één jaar nadat ze zijn toegekend (artikel 51 lid 4 cao). Gebeurt dat niet, dan mag u deze uren inroosteren of uitbetalen. Dit is anders wanneer je eerder een aanvraag tot het opnemen van seniorenuren hebt afgewezen. In dat geval houdt de werknemer deze uren en mag hij ze later nog opnemen.

Uitzondering: 'doelsparen'

Als uitzondering op de hierboven genoemde regels rondom het vervallen van wettelijke en verjaren van bovenwettelijke verlofdagen kent de cao een mogelijkheid tot ‘doelsparen’ (artikel 58 lid 4 cao). Door deze regeling kan de werknemer over een periode van 5 jaar verlofdagen sparen tot een maximum van 26 keer de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur voor een door hem te bepalen individueel doel. Dit zijn voor een voltijd werknemer in totaal dus (26 x 38 =) 988 uren. In de cao is niet afgesproken voor welke individuele doelen de werknemer kan sparen. Er kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het maken van een wereldreis, eerdere pensionering, studeren, vrijwilligerswerk doen, een boek schrijven. Het maakt dus niet uit om welk doel het gaat. De cao-tekst geeft ook niet aan op welke manier en op welk moment de werknemer aangeeft te willen gaan ‘doelsparen’. Wanneer de werknemer een doel heeft voor het opsparen van verlofdagen, ontstaat voor al deze dagen dus een verjaringstermijn van 5 jaar. 

ADV-dagen

ADV-dagen hebben een andere juridische status als vakantiedagen. ADV staat voor arbeidsduurverkorting. In de wet is niets geregeld over ADV. De cao kent wel bepalingen over ADV-dagen (artikel 18a). Het recht op ADV-dagen ontstaat doordat een voltijd werknemer voor 38 uur per week wordt betaald, maar 40 uur per week werkt. De twee niet betaalde, maar wel gewerkte uren, moeten worden gecompenseerd in ADV-uren. Dit kan volgens de cao op verschillende manieren:

• Er kunnen twee uren per week gegeven worden, vier uren per twee weken of acht uur per vier weken.
• Er kan flexibel gewerkt worden, waarbij de wekelijke werktijd varieert van minimaal 34 tot maximaal 45 uur. Er mag maximaal 9 uur per dag worden gewerkt. Gemiddeld moet de arbeidsduur op 38 uur uitkomen.
• Er kunnen ADV-dagen worden gegeven. U als werkgever kan (een gedeelte) van deze dagen collectief vaststellen.
• In met overleg met uw werknemer(s) mag ook gekozen worden voor een andere vorm van ADV.
• Er zijn kan bijvoorbeeld ook elke vrijdag korter gewerkt worden om zo tot een 38-urige werkweek te komen.

Wanneer er ADV-dagen worden gegeven, worden de twee niet betaalde uren opgespaard tot 104 ADV-uren (13 ADV-dagen) per kalenderjaar. In de cao is geen vervaltermijn van ADV-dagen aangegeven, nu deze zijn bedoeld om gemiddeld tot een 38-urige werkweek te komen. Als werkgever kun je hier op verschillende manieren mee omgaan. De meeste bedrijven hanteren de regel dat de ADV-dagen moeten worden opgenomen in het kalenderjaar waarin ze zijn ontstaan. Je kunt hier binnen jouw bedrijf natuurlijk ook andere afspraken over maken.

Uitbetalen

De werknemer kan ervoor kiezen om zijn vakantiedagen niet mee te nemen naar het volgende jaar, maar deze te laten uitbetalen. Dit kan alleen als je daarmee instemt (artikel 30 cao). Daarbij mogen alleen de bovenwettelijke dagen (en dus ook de seniorenuren) worden uitbetaald. De wettelijke verlofdagen mogen alleen bij het einde van het dienstverband worden uitbetaald. Tijdens het dienstverband is dit niet mogelijk.

Ook kunnen de werkgever en de werknemer onderling afspreken dat de ADV-dagen worden uitbetaald. Bij het uitbetalen van de bovenwettelijke verlofdagen en ADV-dagen moet een uurwaarde van 0,607% van het maandsalaris of 0,658% van het vierwekensalaris gebruikt worden. De afspraak tot het uitbetalen van deze dagen moet bij de werkgever en de werknemer bekend zijn voor 1 januari van het desbetreffende jaar. Deze afspraak geldt voor de duur van één jaar (artikel 30 cao).

Verantwoordelijkheid werkgever voor afboeken van dagen in correcte volgorde

Bij het opnemen van verlof heb je als werkgever de verantwoording om de dagen die het eerst dreigen te vervallen of verjaren als eerste af te boeken. Houd je administratie met betrekking tot opbouw en opname van verlofdagen dus goed bij! Als werkgever moet je jouw werknemers in het kader van goed werkgeverschap tijdig wijzen op de vervaltermijnen van niet opgenomen verlofdagen.

De volgorde van opnemen is over het algemeen:

1. Wettelijke dagen van het vorige jaar (die vervallen per 1 juli van het jaar volgend op het jaar waarin ze zijn opgebouwd);
2. ADV-dagen;
3. Wettelijke dagen van het lopende jaar;
4. Bovenwettelijke dagen

Let op: de bovenwettelijke dagen van bijvoorbeeld 2018 blijven ook in 2019 de bovenwettelijke dagen van 2018. Zij blijven een verjaringstermijn houden van 5 jaar. Dat betekent dat de bovenwettelijke dagen van 2018 verjaren per 31 december 2023. De bovenwettelijke dagen van 2019 verjaren per 31 december 2024. Het is natuurlijk ook toegestaan om in positieve zin van de hierboven genoemde verval- en verjaringstermijnen af te wijken. Je mag bijvoorbeeld ook voor alle verlofdagen een verjaringstermijn van 5 jaar gebruiken.