De werkkostenregeling houdt in dat je jaarlijks een deel van je loonsom mag besteden aan zaken die je onbelast aan je werknemers vergoedt, verstrekt of beschikbaar stelt. Dit deel heet de vrije ruimte.
De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld. Voor 2024 is de vrije ruimte 1,92% van de loonsom tot en met € 400.000,-. Over het deel van de loonsom dat boven de € 400.000,- uitkomt is de vrije ruimte 1,18%. Je betaalt geen loonbelasting over het bedrag van de vrije ruimte. Alles wat je daarboven besteedt, wordt belast met 80% eindheffing.
In principe bepaal je zelf wat je onbelast vergoedt, verstrekt of beschikbaar stelt en wat niet. Een auto van de zaak en een dienstwoning behoren altijd tot het loon. Daarnaast zijn er enkele gerichte vrijstellingen of zaken die als nihil worden gewaardeerd.
Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
Een aantal zaken zijn ook onbelast, maar komen niet ten laste van de vrije ruimte. Dit worden gerichte vrijstellingen genoemd. Bepaalde voorzieningen op de werkplek gaan ook niet ten koste van de vrije ruimte. Deze zogenaamde nihilwaarderingen zijn daarmee ook onbelast. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen zijn:
| Benaming | Omschrijving | Toepassing |
| Zakelijke kilometers, inclusief woon-werkverkeer | Zowel per auto, motor, (brom)fiets als openbaar vervoer. |
Gerichte vrijstelling: maximaal € 0,23 per kilometer. Voor openbaar vervoer is vergoeden van werkelijke kosten ook mogelijk. Belast of ten laste van de vrije ruimte: het meerdere boven € 0,23 per kilometer bij eigen vervoer. |
| Gereedschappen en mobiele apparatuur | Mits noodzakelijk voor uitvoering van het werk en moet teruggegeven worden indien niet meer nodig. | Gerichte vrijstelling. |
| Werkkleding | Mits uitsluitend geschikt voor zakelijk gebruik, of logo minimaal 70 cm2 of kleding blijft achter op de zaak. |
Nihilwaardering: bij beschikbaar stellen. Belast of ten laste van de vrije ruimte: bij vergoeden of verstrekken. |
| Vakliteratuur, congressen, cursussen | Mits bedoeld voor (betere) uitvoering van het werk. | Gerichte vrijstelling. |
| Maaltijden bedrijfskantine | Belast of ten laste van de vrije ruimte: normbedrag van € 3,90 per maaltijd. | |
| Maaltijden tijdens werktijd | Mits meer dan bijkomstig zakelijk karakter. Dat is in ieder geval tussen 17.00 en 20.00 uur. | Gerichte vrijstelling: vergoeden werkelijke kosten of aansluiten bij normbedrag van € 3,90 per maaltijd. |
| Consumpties op de werkplek | Koffie, thee, koekjes etc., mits geen onderdeel van een maaltijd. |
Nihilwaardering: bij verstrekken. Belast of ten laste van de vrije ruimte: bij vergoeden. |
| Arbovoorzieningen | Mits verplicht op basis van de Arbowetgeving en de voorzieningen gebruikt worden op de werkplek. | Gerichte vrijstelling. |
| Personeelsfeest op de zaak |
Nihilwaardering: voor consumpties mits geen onderdeel van de maaltijd. Belast of ten laste van de vrije ruimte: voor maaltijden, waarbij normbedrag van € 3,90 per maaltijd geldt. |
|
| Personeelsfeest buiten de zaak | Belast of ten laste van de vrije ruimte: consumpties en maaltijden, waarbij werkelijke kosten gelden. | |
| Sinterklaasfeest |
Nihilwaardering: voor consumpties mits feest op de werkplek plaatsvindt. Belast of ten laste van de vrije ruimte: voor cadeaus en de kosten van het feest op een externe locatie. |
|
| Thuiswerkvergoeding | Bijdrage voor extra kosten verbonden aan thuiswerken (onder andere gas en licht). | Gerichte vrijstelling: maximaal € 2,35 per dag. Thuiswerkvergoeding en vergoeding voor woon-werkverkeer voor eenzelfde werkdag kan niet. Thuiswerkvergoeding en vergoeding zakelijke reis anders dan woon-werkverkeer voor eenzelfde werkdag kan wel. |
| Verhuiskosten | Mits binnen 2 jaar na start dienstbetrekking en afstand tussen woning en werk is ten minste 25 km en wordt met ten minste 60% verkleind. | Gerichte vrijstelling: maximaal € 7.750,- naast werkelijke kosten voor overbrengen boedel. |
| Kleine geschenken (attenties) | Geen verband met de dienstbetrekking, bijv. fruitmand bij ziekte of bloemen bij verjaardag. | Geen loon, onbelast en niet ten laste van de vrije ruimte: maximaal € 25,- per geschenk en niet in de vorm van geld of een waardebon. |
| Uitkering bij dienstjubileum van 25 of 40 jaar |
Onbelast en niet ten laste van de vrije ruimte: maximaal 1x het bruto maandloon per jubileum. |
Normbedragen
Voor een aantal zaken gelden er normbedragen. In dit geval is de waardering voor iedereen gelijk. Een voorbeeld hiervan is een maaltijd op het werk in een bedrijfskantine. Het is ondoenlijk om de inkoopprijs hiervan te berekenen. Voor een maaltijd op de werkplek geldt het normbedrag van € 3,90. Daarnaast zijn er normbedragen voor huisvesting en inwoning op de werkplek en de kinderopvang.
Inclusief of exclusief btw?
In de praktijk wordt in de administratie gewerkt met bedragen exclusief btw. Voor de WKR moeten bepaalde zaken inclusief btw worden gewaardeerd, zodat het ten laste komt van de vrije ruimte.
Jaarlijkse afrekensystematiek
In plaats van per kwartaal kun je als werkgever aan het eind van het jaar met betrekking tot alle vergoedingen en verstrekkingen uit dat kalenderjaar in één keer toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden. De eventueel verschuldigde belasting draag je af in het eerste aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar.
Concernregeling
In plaats van een vrije ruimte per moeder- en dochtermaatschappij, geldt er vanaf 2015 één grote vrije ruimte waarbinnen je alle vergoedingen en verstrekkingen berekent. Dit mag alleen als er sprake is van bijna volledige eigendom door de moedermaatschappij (meer dan 95%) in de dochtermaatschappijen.
Vakbondscontributie
Conform artikel 39 cao mag de vakbondscontributie van het brutoloon worden afgetrokken. Na aftrek van de sociale lasten en loonheffingen mag het bedrag dan netto aan de werknemer worden vergoed. Er zijn twee mogelijkheden:
- de netto vergoeding komt uit de werkkostenregeling;
- de netto vergoeding wordt niet uit de werkkostenregeling betaald. In dat geval moet over de netto vergoeding nog 80% eindheffing worden betaald.
Meer informatie vind je in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.
