Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is een verplicht Europees standaardformulier voor als je wilt inschrijven op aanbestedingen. In het UEA geef je een verklaring over de financiële toestand, bekwaamheden en geschiktheid van een ondernemer voor een aanbestedingsprocedure. Het UEA wordt toegepast op aanbestedingen zowel boven en onder de Europese aanbestedingsdrempel.
Vanuit het Aanbestedingscentrum Techniek Nederland merken we regelmatig dat fouten bij het invullen van het UEA kunnen leiden tot uitsluiting van de aanbesteding. Om dit te voorkomen, delen we hieronder vijf belangrijke tips voor het correct invullen van het UEA.
1. Onderteken het UEA door de juiste (rechtsgeldige) persoon
Het document moet rechtsgeldig ondertekend zijn door een bevoegd vertegenwoordiger van het bedrijf. Dit betekent dat de persoon die tekent gemachtigd moet zijn om het bedrijf juridisch te binden. Controleer de bevoegdheden van de ondertekenaar binnen het bedrijf via inschrijving bij de KvK. Indien het UEA door iemand anders wordt ondertekend moet hier een volmacht voor worden aangeleverd.
2. Juist gebruik van ‘Ja’ en ‘Nee’ bij onduidelijke vragen
Het UEA krijgt veelal kritiek over de onleesbaarheid. Het onderdeel ‘betrokken bij de voorbereiding (zie hieronder) is hier een voorbeeld van. Op basis van de vraag wil je antwoorden met ‘Nee’ echter dient er ‘Ja’ ingevuld te worden om uitsluiting te voorkomen. Lees de vragen en eventuele verwijzingen dus zorgvuldig en vul consequent en correct in. Gebruik ‘Ja’ of ‘Nee’ zoals gevraagd. Een verkeerd antwoord kan leiden tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure.
3. Vul het document volledig in
Indien je het UEA bij de aanbestedingsdocumenten vindt dan heeft de aanbestedende dienst al een aantal gegevens ingevuld, keuzes gemaakt en het document beveiligd. Hierdoor zijn alleen die vragen zichtbaar die relevant zijn voor deze aanbesteding. Controleer of alle verplichte velden en secties van het UEA volledig en correct zijn ingevuld. Onvolledige documenten kunnen ook leiden tot uitsluiting.
4. Dien UEA’s in voor alle onderaannemers op wiens draagkracht je een beroep doet
Met een andere onderneming deelnemen aan de aanbestedingsprocedure
Indien je gezamenlijk deelneemt aan de aanbestedingsprocedure - denk aan een combinatie, consortium of een joint venture - dient elke betrokken partij afzonderlijk een UEA-formulier in te dienen. In het UEA dienen de rol van de betreffende organisatie en de identiteit van de andere ondernemers die gezamenlijk deelnemen aan de aanbestedingsprocedure ingevuld te worden. Wees hier alert op en zorg dat alle formulieren tijdig volledig, nauwkeurig en rechtsgeldig ondertekend zijn.
UEA indienen wanneer je beroep op de draagkracht van andere entiteiten
In het geval dat je als hoofdaannemer een beroep doet op de draagkracht van onderaannemers (bijvoorbeeld voor hun technische bekwaamheid of financiële draagkracht), is het noodzakelijk om ook de UEA's van deze onderaannemers in te dienen. In dit geval dienst slechts deel II afdeling A en B en deel III van het UEA door de onderaannemers te worden ingevuld. Tevens moet er op het eigen UEA worden ingevuld op welke specifieke draagkracht er beroep wordt gedaan. Dit is een vereiste om aan te tonen dat alle partijen die bijdragen aan de uitvoering van het project voldoen aan de uitsluitingsgronden en selectiecriteria. Vraag deze onderaannemers dus tijdig om hun UEA-formulieren in te vullen. Zorg ervoor dat ze volledig en nauwkeurig zijn ingevuld. Ook moet je als hoofdaannemer op je eigen UEA invullen dat je beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten.
UEA indienen wanneer je geen beroep doet op draagkracht van onderaannemers
Een onderaannemer (zonder beroep op draagkracht) hoeft geen eigen UEA in te vullen. In dit geval vul je als hoofdaannemer van deel II de afdelingen A en B en deel III van het UEA in voor elk van de betrokken onderaannemers. Dit hoeft alleen wanneer de aanbestedende dienst expliciet om deze informatie vraagt. Er wordt in dit geval in ieder geval slechts één UEA ingediend. Wees er dus alert op het verschil tussen onderaannemers met beroep op draagkracht en onderaannemers zonder beroep op draagkracht bij het indienen van het UEA.
5. Dien het UEA tijdig in
Het lijkt misschien een overbodige tip, maar helaas gaat het niet altijd goed. Zorg dat het UEA op tijd is ingevuld en ondertekend is door de juiste teken bevoegde personen. Houd rekening met eventuele vakanties of onverwachte afwezigheid. Zo voorkom je het risico dat het UEA niet op tijd ingevuld en ondertekend is.
Heb je vragen over het UEA? Of andere aanbesteding gerelateerde vragen?
Het Aanbestedingscentrum Techniek Nederland ondersteunt met kennis, expertise en praktisch (juridisch) advies. Neem hiervoor contact op via info@aanbestedingscentrum.nl of 088 543 27 62.
